事務所をフレキシブルオフィスにするメリットとは？デメリットや種類も解説

幅広い働き方に対応できる「フレキシブルオフィス」を事務所として選択する企業が増えています。
名称は耳にしたことがあるものの、どのようなメリットがあるのか知らない、そもそもフレキシブルオフィスとは何かなど、不明な点や疑問を持つ方も多いでしょう。
そこで今回は、フレキシブルオフィスの概要と種類、事務所として選択するメリット・デメリットを解説します。
フレキシブルオフィスを検討されている方は、ぜひ今後の参考にしてみてください。

フレキシブルオフィスとは

フレキシブルオフィスとは、多彩な使い方が可能な事務所を指す言葉のことです。
フレキシブルには「柔軟な」の意味があり、オフィスに勤務する社員からフリーランスまで、勤務形態の種類を問わず多くの方々が利用できます。
特別な定義付けはなく、シェアオフィスやコワーキングスペース、レンタルオフィスなどを含めた幅広い形態がフレキシブルオフィスと呼ばれます。
フレキシブルオフィスは、近年の働き方改革の促進やテレワークなどの影響で注目が集まっており、首都圏や大都市のみならず地方にも浸透しつつある状況です。

フレキシブルオフィスの活用方法

フレキシブルオフィスは、一般的なレンタル事務所とは異なり、短期間の賃貸契約で利用することができます。
通常、事務所を開設するための賃貸契約は年単位でおこなう必要があります。
一方、フレキシブルオフィスはビジネス用の設備が整っており、すぐに業務を開始できるため、短期間の契約に対応することが可能です。
1ヶ月間の短期契約に加え、1日単位での利用も対応できる場合があります。
また、法人・個人問わず契約が可能であり、企業の規模に関係なく、テレワーク用の作業スペースを確保したい個人にも適しています。
フレキシブルオフィスは、従来の事務所勤務から、場所を問わず業務をおこなう新たな働き方に対応する事務所と言えるでしょう。

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フレキシブルオフィスの種類

フレキシブルオフィスは、コワーキングスペースやレンタルオフィスなど種類が多彩で、それぞれ特徴も異なります。

種類1．コワーキングスペース

コワーキングスペースは、広い空間を複数の法人や個人が共有して利用するフレキシブルオフィスです。
マンガがないマンガ喫茶をイメージすると、コワーキングスペースの雰囲気が分かりやすいでしょう。
個室や専有スペースはほとんどなく、基本的にはオープンスペースで業務をおこないます。
業種や役職、企業が異なる人々が集まるため、普段の業務ではなかなか出会えない人とコミュニケーションを図ることができ、新たな交流の場としても活用することができます。

種類2．レンタルオフィス

レンタルオフィスは、広々としたスペースではなく、個室を備えたフレキシブルオフィスです。
各個室には鍵が付いていることが多く、プライベートな空間で業務に集中したい方に適したスタイルと言えるでしょう。
Web会議や電話での業務連絡が必要になっても、個室で対応すれば周囲に話の内容が聞かれる心配がなく、情報漏洩を防ぎやすくなります。
また、個室の種類は、個人用のコンパクトタイプから複数名で使える少し広めのスペース、顔を合わせて議論できる会議室など、幅広く、用途に適したワーキングスペースを確保することが可能です。
個室は専有スペースであるため、パソコンや資料など、業務に必要なツールをブース内で管理することができます。
利用のたびに荷物を持ち運ぶのが面倒な方や、情報漏洩が気になる方には、安全に業務がおこなえるレンタルオフィスでの仕事がおすすめです。

種類3．シェアオフィス

シェアオフィスは、1つの空間を2社以上の企業または個人でシェアして利用するフレキシブルオフィスです。
利用には事前の会員登録が必要ですが、個室利用がメインのレンタルオフィスよりもコストを抑えることができます。
さまざまな企業や個人が利用する点はコワーキングスペースと類似していますが、個室タイプのシェアオフィスも存在する点が異なります。
また、シェアオフィスは、個室スタイルのレンタルオフィスに比べて契約料金が比較的安いため、コストを抑えながら業務スペースを確保することが可能です。
テレワーク環境を整えたい方や、初期費用を抑えて新たに事業を始めたい方に適した事務所のスタイルと言えるでしょう。

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事務所をフレキシブルオフィスにするメリット・デメリット

事務所のスタイルをフレキシブルオフィスにするとさまざまなメリットがある一方、複数のデメリットも生じます。

メリット1．コスト削減

フレキシブルオフィスを選ぶことで、事務所の賃料を抑え、経費削減につなげることができます。
全社員が勤務するための広いスペースを確保する従来型の事務所では、1か月あたりの賃料が高くなりがちです。
一方、フレキシブルオフィスなら限られた空間で事業を継続でき、毎月のコストを削減することが可能です。
事務所の新設に比べ、ビジネスに必要な設備もすでに整っているため、設備導入にかかる初期費用を抑えられる点は大きなメリットと言えるでしょう。
契約期間は最短1日と短期間で、月単位で無駄なく賃貸契約を結ぶことで効率的に事務所を準備することができます。
また、フレキシブルオフィスでは、事務所開設に伴う内装や配線工事が不要で、退去時の原状回復工事も必要ありません。
入退去の際に工事が発生しないため、工事費用の負担がなく、結果的にコストを削減できます。

メリット2．働き方への対応

フレキシブルオフィスなら、業務時間中に事務所に出勤する必要がなく、柔軟な働き方に対応できます。
通勤を気にせず勤務できるため、事務所から離れた場所に生活拠点がある方も勤務可能で、遠方に住む優秀な人材の確保が期待することができます。
また、子育て中など家庭環境に配慮した働き方への変更が可能で、社員の離職率の低下にも効果的です。
柔軟な働き方ができる点は、新卒や中途採用の際のアピールポイントにもなります。
そのため、有能な社員を広く集めやすいという企業経営における重要なメリットです。

デメリット1．防犯面の対策

事務所をフレキシブルオフィスにするデメリットの一つは、セキュリティ面でのリスクです。
フレキシブルオフィスは基本的に共有スペースで業務をおこなうため、周囲に業務内容が知られる可能性があります。
たとえば、社員がパソコンを開いた状態で席を離れた際に、第三者に画面を盗み見られる危険性もあります。
セキュリティ対策としては、鍵付きの個室をフレキシブルオフィスとして利用したり、パソコンや資料を人目につく場所に置きっぱなしにしたりしないなどの方法が有効です。
また、Wi-Fi設備が備えられているフレキシブルオフィスは便利に見えますが、情報漏えいのリスクが高い可能性があります。
フレキシブルオフィスを事務所として選ぶ際は、インターネット回線を引き込める場所を選ぶことが望ましいでしょう。
もし通信環境に不安があれば、賃貸借契約前にフレキシブルオフィスの管理会社に相談することをおすすめします。

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まとめ

フレキシブルオフィスとは、従来の事務所とは異なり、柔軟な働き方に対応できるオフィスです。
コワーキングスペースをはじめ、複数の種類があり、それぞれ特徴が異なります。
初期費用を抑えられるメリットがある反面、セキュリティ面には不安が残るため、万全な対策を整えることを心がけましょう。