バーチャルオフィスとは？事務所として借りるメリットを解説！

事務所を借りる選択肢のひとつに「バーチャルオフィス」があります。
しかし、バーチャルオフィスとはどのようなものなのか、レンタルオフィスとは何が違うのかなどの疑問をお持ちの方もいるでしょう。
そこで今回は、バーチャルオフィスとはどのような事務所かについて、レンタルオフィスとの違い、利用するメリット・デメリットとともに解説します。

バーチャルオフィスとはどのような事務所か？

これからバーチャルオフィスを借りることを検討しているのなら、基本的な仕組みを理解しておくことが大切です。
ここでは、バーチャルオフィスとはどのような事務所なのかについて解説します。

そもそもバーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは、物理的な事務所を構えずに、住所や電話番号などのビジネス機能を利用できるサービスのことです。
主に起業したばかりの個人事業主やフリーランス、コストを抑えて法人登記をしたい方に利用されています。
バーチャルオフィスは、事務所を構えなくても企業としての信頼性を確保できる点が特徴です。
そのため、リモートワークを中心とする企業や、物理的な事務所を必要としない業種に適しています。

バーチャルオフィスのサービス内容

事業を運営するうえで必要な基本的なビジネス機能を提供するのが、バーチャルオフィスの役割です。
主なサービスのひとつは、住所の貸与です。
ビジネスに自宅の住所を使いたくない、都心の一等地に会社所在地を構えたいなどのケースで役立ちます。
また、バーチャルオフィスの住所地で法人登記をすることも可能です。
バーチャルオフィスに届いた郵便物を契約者の自宅や指定の住所に転送するサービスもあり、重要な書類を受け取る際に便利です。
くわえて、バーチャルオフィスに専用の電話番号を提供し、オペレーターが電話応対をおこなうサービスもあります。
自分の携帯電話を使用しないことで、事業の信頼性を高める効果が期待できます。
そのほか、一部のバーチャルオフィスでは、会議室や打ち合わせスペースを利用できるプランが提供されている点も特徴です。
クライアントとの打ち合わせなどで活用できるため、必要に応じて選択しましょう。

▼この記事も読まれています
貸事務所にはタイルカーペットがおすすめ！その理由と掃除方法について解説

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い

事務所を構えるときは、バーチャルオフィス以外にもレンタルオフィスを選択できます。
これから事務所を借りるにあたっては、この2つの違いを理解し、自分の事業に適したオフィス形態を選ぶことが重要です。
ここでは、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いについて解説します。

違い①場所の有無

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの大きな違いは、場所の有無です。
レンタルオフィスには、個室や共有スペースなどの物理的な作業スペースがあります。
しかし、バーチャルオフィスは仮想事務所のため、仕事に使える物理的なスペースは提供されません。
各種サービスに加えて場所も借りるレンタルオフィスに対し、バーチャルオフィスはあくまでもサービスのみを提供する点に違いがあります。

違い②費用

事務所を借りる費用面でも、バーチャルオフィスとレンタルオフィスには違いがあります。
レンタルオフィスでは実際の作業スペースも借りることになるため、場所によって異なりますが、月額5万円以上かかるケースがほとんどです。
それに対して、サービスを借りるだけのバーチャルオフィスは月額5,000～1万円程度と、レンタルオフィスよりも安価で借りられる点に特徴があります。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスに向いている方の違い

事業を始めるにあたり、「事務所を借りるためのコストを抑えたい」「初期投資を減らしたい」と考えている方には、安価で借りられるバーチャルオフィスが適しています。
一方で、「実際に働くためのスペースが必要」「クライアントと頻繁に打ち合わせをする機会がある」方には、レンタルオフィスがおすすめです。
業種や働き方によって向き不向きがあるため、事務所を借りる前に見直し、自分にはどちらが向いているのかを考えましょう。

▼この記事も読まれています
貸事務所に導入すべき「ソロワークスペース」とは？メリットや種類を解説

事務所としてバーチャルオフィスを選択するメリット・デメリット

事務所としてバーチャルオフィスを借りることにはメリットがある一方で、デメリットも存在しています。
事務所を借りてからの後悔を防ぐためにも、事前にバーチャルオフィスを選択するメリットとデメリットを押さえておきましょう。

メリット①コスト削減が可能

通常の事務所を借りるときには、家賃や光熱費、設備費など多くの費用が発生します。
一方、バーチャルオフィスなら月額数千円程度で利用できるため、コストを大幅に削減できます。
ただし、会議室の利用など、サービスによっては有料オプションの可能性があるため、事前にどこまでが月額に含まれているのかを確認しておくことが大切です。

メリット②事業用の住所を確保できる

バーチャルオフィスを借りると法人登記が可能な住所を利用できるため、自宅住所を公開せずに事業を運営できます。
とくにプライバシーを重視したい個人事業主にとっては、大きなメリットといえます。

メリット③信頼性の向上

バーチャルオフィスを利用すれば、企業の所在地として都心の一等地などの住所を使用できるため、クライアントや取引先に信頼されやすくなります。
事業を始めたばかりで信用力に欠ける場合でも、それを補完してくれる役割が期待できる点は大きなメリットです。
ホームページの会社概要欄にも、バーチャルオフィスの住所地を掲載することが可能です。

メリット④すぐに利用できる

通常の事務所を借りるときには審査が必要であり、実際に利用するまでに時間がかかることがあります。
しかし、バーチャルオフィスはサービスのみを利用する事務所形態であるため、審査から1週間程度あれば業務ができる状態になる点がメリットです。
起業後すぐに事務所としての機能を整えたい方にとっては、有益なサービスといえます。

デメリット①実際の作業スペースがない

バーチャルオフィスは住所を貸し出すサービスであり、物理的なオフィススペースは提供されません。
必要に応じて、カフェやコワーキングスペースなどを利用する必要があります。

デメリット②信頼性に不安を持たれることがある

インターネットで住所地を検索すると、バーチャルオフィスであることがすぐにわかってしまいます。
そのため、実際のオフィスを持っていないことがマイナス評価につながり、取引先によっては懸念を持たれる可能性がある点に注意が必要です。

デメリット③他社と住所地が同じになる

他社と住所地が同じになる点も、バーチャルオフィスを利用する際のデメリットです。
たとえば、取引先がインターネット上で住所地を検索したときに、他社の情報が表示されてしまう可能性があります。
ただし、これはレンタルオフィスを借りても同様のことが言えるでしょう。
したがって、他社と住所地が重なることを防ぎたいのなら、実際の事務所を借りることをおすすめします。

デメリット④法人口座を開設できないことがある

金融機関によっては、バーチャルオフィスだと住所の実態がないといった理由で、法人口座を開設できないことがあります。
取引に法人口座が必要となるケースでも、バーチャルオフィスではなく、実際の事務所を借りたほうが無難です。

▼この記事も読まれています
貸事務所における防犯カメラのメリットと注意点は？ダミーカメラも解説！

まとめ

バーチャルオフィスとは、低コストで事業用の住所や電話番号などを利用できる便利なサービスです。
同じようなサービスであるレンタルオフィスとの大きな違いとしては、物理的な作業スペースがないことが挙げられます。
また、バーチャルオフィスにはメリットだけでなくデメリットもあるため、借りるときは事業内容に適しているかどうかを慎重に検討することが重要です。